Elektronisch factureren wordt de nieuwe norm in België

Je ontvangt een e-mail van een leverancier. In de bijlage geen klassieke pdf-factuur, maar een gestructureerd XML-bestand. Je klikt het open en je boekhoudsoftware herkent automatisch de gegevens. Geen overtypfouten meer. Geen wachttijden. Geen discussie over factuurdata of betalingsachterstand. Dit is geen toekomstmuziek meer, het is de realiteit van morgen.

Vanaf 2026 wordt elektronisch factureren via het Peppol-netwerk verplicht voor heel wat bedrijven in België. Voor veel ondernemers roept dat vragen op. Wat is Peppol precies? Hoe begin je eraan? En wat moet je zeker vermijden? Hieronder vind je praktische tips waarmee je vlot en zonder zorgen overstapt.

waarom elektronisch factureren verplicht wordt

De overheid wil efficiënter werken. En bedrijven helpen om dat ook te doen. Traditionele facturen – of het nu papieren of pdf’s zijn – zorgen voor fouten, vertraging en extra kosten. Met elektronische facturen via Peppol worden facturen sneller verwerkt, automatisch geboekt en foutmarges verkleind.

Daarom wordt Peppol verplicht in 2026 in België. Eerst voor facturen aan overheidsinstellingen, en daarna breder. Dit betekent dat je op termijn geen klassieke facturen meer zal mogen versturen of ontvangen als je met de overheid of andere bedrijven werkt die onder deze regelgeving vallen.

wat is peppol eigenlijk?

Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement OnLine”. Het is een netwerk dat ontwikkeld werd om veilig elektronische documenten uit te wisselen, zoals facturen, orders en leveringsbonnen.

Het netwerk garandeert dat de verzender en ontvanger correct zijn geregistreerd, dat het document voldoet aan de standaardstructuur én dat de gegevens veilig aankomen. Denk aan het als een soort e-mail voor facturen, maar dan zonder spam en mét 100% zekerheid over de afzender.

waarom het niet enkel een administratieve verplichting is

Veel bedrijven zien de Peppol-verplichting als ‘weer iets extra’. Maar dat is het niet. Een goede Peppol oplossing in België maakt je administratie juist eenvoudiger. Geen facturen meer manueel inboeken. Geen verloren documenten. Minder opvolging van onduidelijke of foutieve betalingen. Alles zit digitaal, automatisch en traceerbaar.

Voor wie met een beperkt team werkt, betekent dit een enorme tijdswinst. Zeker als je vandaag nog veel manueel werk hebt in je facturatieproces. Een kleine investering in een goede tool betaalt zich vaak binnen het eerste jaar al terug.

hoe begin je eraan?

Als je nog geen gebruik maakt van Peppol, begin dan met het volgende stappenplan:

1. Check of je boekhoudsoftware Peppol ondersteunt. Steeds meer systemen zijn gekoppeld aan het netwerk. Is jouw software nog niet compatibel? Dan kan je kiezen voor een externe dienst zoals Peppol-Box die de verbinding voor jou verzorgt.
2. Registreer je op het Peppol-netwerk. Dit gebeurt meestal via je provider of softwarepakket. Een uniek Peppol-ID koppelt jouw onderneming aan je digitale identiteit.
3. Informeer je leveranciers en klanten. Zodra je Peppol gebruikt, kunnen ook zij via hetzelfde netwerk facturen sturen en ontvangen. Dit versnelt je volledige keten.
4. Test een paar transacties. Start klein. Stuur een factuur naar een klant die ook op Peppol zit, en kijk hoe vlot het werkt. Zo leer je het systeem kennen zonder risico.

waar je op moet letten

Niet elk Peppol-systeem is gelijk. Kies niet de goedkoopste oplossing, maar de oplossing die bij je workflow past. Let op volgende punten:

• Gebruiksgemak: Kun je eenvoudig facturen aanmaken, versturen en opvolgen?
• Koppeling met boekhouding: Zorg dat je tool integreert met je boekhoudsysteem. Anders verlies je tijd met dubbele handelingen.
• Ondersteuning: Wat als je vastloopt? Is er een helpdesk of een persoonlijke contactpersoon?
• Toekomstgericht: Kies voor een systeem dat mee evolueert met wetgeving en technologie.

Een betrouwbare oplossing neemt veel werk uit handen. Peppol-Box is bijvoorbeeld ontwikkeld met Belgische ondernemers in gedachten en werkt samen met veelgebruikte boekhoudplatformen. Hierdoor verloopt de overgang vlotter en vermijd je frustraties.

tips voor een vlotte overstap

1. Begin op tijd. 2026 lijkt ver weg, maar softwarekeuzes, testen en aanpassen kosten tijd. Wie nu al begint, vermijdt last-minute stress.
2. Betrek je boekhouder. Veel accountants hebben al ervaring met Peppol. Zij kunnen je helpen bij de overstap en aangeven wat voor jouw bedrijf het handigst is.
3. Bekijk je huidige facturatieproces. Denk na over hoe je nu werkt. Welke stappen kun je automatiseren? Waar verlies je tijd?
4. Communiceer met je klanten. Laat hen weten dat je voortaan via Peppol factureert. Dat verhoogt je professionaliteit én zorgt voor een snellere verwerking van je facturen.
5. Zorg voor duidelijke rollen. Wie in je team stuurt de facturen? Wie volgt ze op? Ook digitaal blijft het belangrijk dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is.
6. Maak templates op voor terugkerende facturen. Met standaard templates bespaar je tijd en vermijd je fouten. Dit is ideaal voor abonnementen of vaste opdrachten.

elektronisch factureren werkt ook voor kleinere bedrijven

Er leeft nog vaak het idee dat Peppol alleen voor grote bedrijven of overheidscontracten nuttig is. Maar ook als kleine zelfstandige of kmo haal je er voordeel uit. Je spaart tijd, verkleint je foutenmarge en je facturen worden sneller betaald.

Bovendien verwachten klanten steeds vaker dat je digitaal werkt. Zeker grotere bedrijven en overheden schakelen volledig over op elektronische facturen. Door nu al mee te gaan, ben je klaar voor de toekomst en maak je een professionele indruk.

vermijd deze fouten

• Wachten tot het laatste moment. Dan heb je minder keuze en is de druk hoger.
• Alles zelf willen regelen. Laat je begeleiden door een expert of kies een oplossing die alles voor je instelt.
• Geen testfase voorzien. Je wil niet dat je eerste factuur meteen bij een klant misloopt. Testen voorkomt dat.
• Verkeerde formaten gebruiken. Alleen Peppol-conforme bestanden werken. Een pdf via e-mail is niet voldoende.
• Vergeten te communiceren. Interne medewerkers en klanten moeten weten dat je overstapt. Dat voorkomt verwarring.

digitale facturatie is geen doel op zich

Peppol is geen modewoord of puur administratief systeem. Het is een manier van werken die je toelaat om sneller, correcter en professioneler te factureren. De verplichting mag dan wettelijk opgelegd zijn, je haalt er vooral zelf voordeel uit. Minder administratie, minder fouten, sneller betaald worden – dat is waar het om draait.

En als je het goed aanpakt, hoef je er zelf nauwelijks iets voor te doen. De juiste tool doet het werk voor jou. Daarom loont het de moeite om nu al een stap te zetten richting digitaal factureren. Dan ben je niet alleen wettelijk in orde, maar vooral ook efficiënter bezig.